Y para finalizar este largo viaje espacial e iniciar el rumbo hacia otra misión, con la ayuda del sol y las estrellas, aquí os dejo las CONCLUSIONES del trabajo del #Proyecto17 realizado por la nave SEQUA: Mª Jesús Mairata, Miguel A. Moreno y una servidora, Jerònia
Ramon.
PROYECTO
|
·
Nombre: Estudio de
inserción laboral de los titulados de la UIB (EIL).
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Jefe de proyecto: Jefe de
servicio de Estadística y Calidad Universitaria.
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Entidad: Universitat de
les Illes Balears.
INDICADORES
DEL PROYECTO
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Los
indicadores escogidos para evaluar el proyecto siguiendo las premisas SMART son
los siguientes:
Indicadores de resultado
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Cantidad prevista
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Cantidad final
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% Desviación
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·
Tiempo medio de llamada
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12 min
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11
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- 8%
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·
Efectividad de la
llamada
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25%
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40%
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+ 15%
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·
Porcentaje de
participación
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40%
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48%
|
+ 8%
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Indicadores de gestión
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Cantidad prevista
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Cantidad final
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% Desviación
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Desviación plazo
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3 meses
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3 meses y 10 días
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-10%
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Desviación coste
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4.441 €
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4.500 €
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1%
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·
Nº de incidencias
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0
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2
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200%
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ALCANCE
DEL PROYECTO
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A la finalización del proyecto se ha conseguido un informe sobre la
inserción laboral de los titulados y sobre la satisfacción con la formación
recibida de cada uno de los grados, de los másteres y de los doctorados oficiales
de la universidad.
Informes globales a nivel de ciclo (grado, máster y doctorado).
ACTIVIDADES
DEL PROYECTO
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La consecución de las actividades, previstas en el mapa mental diseñado
en la fase previamente, se han desarrollado según lo estimado. El tiempo total
del proyecto era un elemento crítico ya que tenía que finalizarse con el
ejercicio presupuestario. Gracias a la implicación tanto del personal
encuestador como del equipo técnico, se ha conseguido desarrollar todas actividades
previstas en los plazos de tiempo estimados, sin necesidad de cambios. Sin
embargo, se han alargado los tiempos de ejecución respecto a la “Difusión de
resultados” por cuestiones ajenas al servicio. La fase final de “Seguimiento y
evaluación” se ha desarrollado correctamente.
La triple restricción del proyecto: tiempo, alcance y coste, únicamente se
ha visto afectada por el incremento del tiempo de finalización del proyecto, no
del desarrollo, lo que no ha incidido en el coste final.
COSTES
DEL PROYECTO
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Al haber conseguido la participación estimada en el periodo establecido
no se han tenido que realizar campañas extraordinarias de llamadas por lo que
el coste estimado no ha superado al aprobado inicialmente.
Un factor relevante previo para facilitar y mejorar su participación en
los procesos de mejora de la calidad en la gestión de la administración
pública, han sido las campañas de fomento y concienciación entre los alumnos así
como las estrategias a modo de recordatorio y refuerzo telefónico entre los
titulados.
RECURSOS
HUMANOS
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Se han podido contratar los encuestadores previstos para las actividades
asignadas en fase de “Ejecución de la encuesta”. Un factor clave ha sido la
selección de los integrantes del grupo de encuestadores. La predisposición y la
capacidad ha facilitado el desarrollo de la tarea y la estimulación a la
participación de los encuestados.
El personal del servicio ha desarrollado las actividades asignadas de
“Diseño de la encuesta”, “Ejecución de la encuesta” y “Seguimiento y
Evaluación”
Los titulados, a pesar de conocer las nuevas tecnologías se muestran
reticentes a la participación en procesos de encuestación, lo que indica una
falta de cultura de calidad por lo que sigue siendo costoso obtener la
información objetivo en base a estos procesos de recopilación de información.
RIESGOS
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La posibilidad de contratar encuestadores para no repercutir en la tarea
diaria del personal de la Administración fue posible gracias a la asignación de
presupuesto específico para el desarrollo del proyecto.
Por otra parte, el riesgo principal estimado en el proyecto, no conseguir
un muestra representativa entre los titulados fue resuelto positivamente. La
baja participación hubiera supuesto un mayor esfuerzo temporal en la recogida
de datos y, por lo tanto, un mayor coste económico del proyecto. Para controlar este riesgo las acciones realizadas han consistido en
incrementar la difusión de las actividades y buscar el apoyo de personas claves
para la difusión. Como consecuencia la respuesta ha sido muy positiva y ha
permitido cumplir suficientemente el objetivo planteado.
ADQUISICIONES
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Para el desarrollo del proyecto se han contratado un equipo de
encuestadores a los que se les ha asignado un teléfono móvil así como el
material y formación necesaria para la ejecución de la encuesta.
El Servicio de Estadística y Calidad se ha encargado de la gestión del
proyecto, seguimiento continuo y control de las acciones. Ha cumplido con el
desarrollo de las actividades encomendadas e incluso con propuesta de nuevas
acciones de mejora.
ACCIONES
CORRECTIVAS
|
Con los
riesgos identificados, las acciones correctivas propuestas son:
·
Controlar los tiempos de
desarrollo de los servicios externos de “Difusión de resultados”.
·
Realizar un plan de
implantación a largo plazo para poder tener un amplio seguimiento son un
presupuesto inicial asignado anualmente.
·
Iniciar un plan de
concienciación en la cultura de calidad entre los alumnos.
LECCIONES
APRENDIDAS
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Un proyecto es un largo y duro camino de trabajo y, sobretodo de
aprendizaje para conseguir los objetivos marcados. Una buena planificación nos
evita muchos errores de ejecución y nos permite caminar de manera segura en
tierras movedizas.
Consideramos que el desarrollo del proyecto ha sido totalmente exitoso.
Lo que permitirá su continuidad en el tiempo, en la mejora de los procesos de
calidad de la institución y en la toma de decisiones en el sistema
universitario y, finalmente, en el rendimiento de cuentas a la sociedad.
