TAREA 4. CONCLUSIONES MOOC #GPROYECTO17

Y para finalizar este largo viaje espacial e iniciar el rumbo hacia otra misión, con la ayuda del sol y las estrellas, aquí os dejo las CONCLUSIONES del trabajo del #Proyecto17 realizado por la nave SEQUA: Mª Jesús Mairata, Miguel A. Moreno y una servidora, Jerònia Ramon.

PROYECTO

·       Nombre: Estudio de inserción laboral de los titulados de la UIB (EIL).

·       Jefe de proyecto: Jefe de servicio de Estadística y Calidad Universitaria.

·       Entidad: Universitat de les Illes Balears.

INDICADORES DEL PROYECTO

Los indicadores escogidos para evaluar el proyecto siguiendo las premisas SMART son los siguientes:

Indicadores de resultado	Cantidad prevista	Cantidad final	% Desviación
·   Tiempo medio de llamada	12 min	11	- 8%
·   Efectividad de la llamada	25%	40%	+ 15%
·   Porcentaje de participación	40%	48%	+ 8%

Indicadores de gestión	Cantidad prevista	Cantidad final	% Desviación
·   Desviación plazo	3 meses	3 meses y 10 días	-10%
·   Desviación coste	4.441 €	4.500 €	1%
·   Nº de incidencias	0	2	200%

ALCANCE DEL PROYECTO

A la finalización del proyecto se ha conseguido un informe sobre la inserción laboral de los titulados y sobre la satisfacción con la formación recibida de cada uno de los grados, de los másteres y de los doctorados oficiales de la universidad.

Informes globales a nivel de ciclo (grado, máster y doctorado).

ACTIVIDADES DEL PROYECTO

La consecución de las actividades, previstas en el mapa mental diseñado en la fase previamente, se han desarrollado según lo estimado. El tiempo total del proyecto era un elemento crítico ya que tenía que finalizarse con el ejercicio presupuestario. Gracias a la implicación tanto del personal encuestador como del equipo técnico, se ha conseguido desarrollar todas actividades previstas en los plazos de tiempo estimados, sin necesidad de cambios. Sin embargo, se han alargado los tiempos de ejecución respecto a la “Difusión de resultados” por cuestiones ajenas al servicio. La fase final de “Seguimiento y evaluación” se ha desarrollado correctamente.

La triple restricción del proyecto: tiempo, alcance y coste, únicamente se ha visto afectada por el incremento del tiempo de finalización del proyecto, no del desarrollo, lo que no ha incidido en el coste final.

COSTES DEL PROYECTO

Al haber conseguido la participación estimada en el periodo establecido no se han tenido que realizar campañas extraordinarias de llamadas por lo que el coste estimado no ha superado al aprobado inicialmente.

Un factor relevante previo para facilitar y mejorar su participación en los procesos de mejora de la calidad en la gestión de la administración pública, han sido las campañas de fomento y concienciación entre los alumnos así como las estrategias a modo de recordatorio y refuerzo telefónico entre los titulados.

RECURSOS HUMANOS

Se han podido contratar los encuestadores previstos para las actividades asignadas en fase de “Ejecución de la encuesta”. Un factor clave ha sido la selección de los integrantes del grupo de encuestadores. La predisposición y la capacidad ha facilitado el desarrollo de la tarea y la estimulación a la participación de los encuestados.

El personal del servicio ha desarrollado las actividades asignadas de “Diseño de la encuesta”, “Ejecución de la encuesta” y “Seguimiento y Evaluación”

Los titulados, a pesar de conocer las nuevas tecnologías se muestran reticentes a la participación en procesos de encuestación, lo que indica una falta de cultura de calidad por lo que sigue siendo costoso obtener la información objetivo en base a estos procesos de recopilación de información.

RIESGOS

La posibilidad de contratar encuestadores para no repercutir en la tarea diaria del personal de la Administración fue posible gracias a la asignación de presupuesto específico para el desarrollo del proyecto.

Por otra parte, el riesgo principal estimado en el proyecto, no conseguir un muestra representativa entre los titulados fue resuelto positivamente. La baja participación hubiera supuesto un mayor esfuerzo temporal en la recogida de datos y, por lo tanto, un mayor coste económico del proyecto. Para controlar este riesgo las acciones realizadas han consistido en incrementar la difusión de las actividades y buscar el apoyo de personas claves para la difusión. Como consecuencia la respuesta ha sido muy positiva y ha permitido cumplir suficientemente el objetivo planteado.

ADQUISICIONES

Para el desarrollo del proyecto se han contratado un equipo de encuestadores a los que se les ha asignado un teléfono móvil así como el material y formación necesaria para la ejecución de la encuesta.

El Servicio de Estadística y Calidad se ha encargado de la gestión del proyecto, seguimiento continuo y control de las acciones. Ha cumplido con el desarrollo de las actividades encomendadas e incluso con propuesta de nuevas acciones de mejora.

ACCIONES CORRECTIVAS

Con los riesgos identificados, las acciones correctivas propuestas son:

·       Controlar los tiempos de desarrollo de los servicios externos de “Difusión de resultados”.

·       Realizar un plan de implantación a largo plazo para poder tener un amplio seguimiento son un presupuesto inicial asignado anualmente.

·       Iniciar un plan de concienciación en la cultura de calidad entre los alumnos.

LECCIONES APRENDIDAS

Un proyecto es un largo y duro camino de trabajo y, sobretodo de aprendizaje para conseguir los objetivos marcados. Una buena planificación nos evita muchos errores de ejecución y nos permite caminar de manera segura en tierras movedizas.

Consideramos que el desarrollo del proyecto ha sido totalmente exitoso. Lo que permitirá su continuidad en el tiempo, en la mejora de los procesos de calidad de la institución y en la toma de decisiones en el sistema universitario y, finalmente, en el rendimiento de cuentas a la sociedad.